Werbungskosten

Pauschale und tatsächliche Kosten

Die Werbungskostenpauschale zieht die Lohnverrechnung von selbst ab. Erst was darüber liegt, senkt die Steuer zusätzlich.

Die Pauschale von 132 € steckt bereits in der laufenden Lohnverrechnung. Manche Werbungskosten zählen ohne Anrechnung darauf, also zusätzlich: die Arbeiterkammerumlage, Gewerkschaftsbeiträge, das Pendlerpauschale sowie Telearbeitspauschale und ergonomisches Mobiliar (§ 16 Abs. 3 EStG). Die Betriebsratsumlage wird dagegen angerechnet.

Gewerkschaftsbeiträge haben keinen Höchstbetrag. In die Veranlagung gehören sie nur, wenn der Arbeitgeber sie nicht schon einbehalten hat. Für alle übrigen Posten gilt: Erst wenn die gesammelten Belege 132 € übersteigen, bringt die Veranlagung etwas.

Das Pendlerpauschale und der Pendlereuro wirken unabhängig von der Werbungskostenpauschale. Wie die Kosten eingetragen werden, zeigt der Ratgeber zur Arbeitnehmerveranlagung.

Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fortbildung

Werbungskosten sind Ausgaben, die der Beruf verlangt und die der Arbeitgeber nicht ersetzt.

Steuerlich absetzbar sind etwa:

• Arbeitsmittel und Werkzeug: Computer, Monitore, Drucker, Spezialwerkzeug, beruflich genutzte Software.
• Fachliteratur: berufsbezogene Bücher und Fachzeitschriften, auch digital.
• Typische Berufskleidung: Uniformen, Sicherheitsschuhe, Labormäntel. Normale Alltagskleidung oder Business-Anzüge sind nicht absetzbar.
• Aus- und Fortbildung: Kursgebühren, Unterlagen, Prüfungsgebühren sowie Fahrt- und Nächtigungskosten. Auch eine Umschulung in einen anderen Beruf ist absetzbar. Mehr dazu im Ratgeber Fortbildungskosten absetzen.

Digitale Geräte und AfA

Notebooks, Tablets und Smartphones werden meist beruflich und privat genutzt.

Bei Computern und Laptops nimmt das Finanzamt ohne Einzelnachweis einen Privatanteil von 40 % an, absetzbar sind also 60 % der Kosten. Für das Handy gibt es keinen festen Satz: Absetzbar ist der nachgewiesene oder glaubhaft gemachte berufliche Teil.

Bis 1.000 € Anschaffungskosten zählt der berufliche Anteil im Jahr der Anschaffung voll. Teurere Geräte werden über die Nutzungsdauer verteilt, bei Computern über mindestens drei Jahre (Absetzung für Abnutzung, AfA). Wird das Gerät erst im zweiten Halbjahr genutzt, gibt es im ersten Jahr nur die halbe Jahres-AfA.

Telearbeitspauschale und ergonomisches Mobiliar

Seit 2025 heißt die Homeoffice-Pauschale Telearbeitspauschale und gilt auch für die Arbeit an anderen Orten außerhalb der Arbeitsstätte, etwa im Coworking-Space. Details im Ratgeber zur Homeoffice-Pauschale.

Der Arbeitgeber darf je Telearbeitstag 3 € steuerfrei zahlen, für höchstens 100 Tage bzw. 300 € im Jahr. Zahlt er weniger oder nichts, berücksichtigt die Veranlagung die Differenz automatisch aus den Telearbeitstagen am Lohnzettel; eine Kennzahl im L1 gibt es dafür nicht. Das gilt letztmals für 2026.

Dazu kommen Ausgaben für ergonomisches Mobiliar wie Schreibtisch oder Bürostuhl, bis zu 300 € im Jahr (Kennzahl 158). Voraussetzung sind mindestens 26 Telearbeitstage im Kalenderjahr. Beide Beträge zählen ohne Anrechnung auf die Werbungskostenpauschale.

Ab 2027 entfällt die Telearbeitspauschale (Budgetbegleitgesetz 2027-2028, BGBl. I Nr. 62/2026, § 124b Z 497 EStG): Der Arbeitgeber kann sie nicht mehr steuerfrei zahlen, und eine Differenz wird nicht mehr als Werbungskosten berücksichtigt. Ergonomisches Mobiliar bleibt mit bis zu 300 € im Jahr absetzbar, dann ohne 26-Tage-Grenze, aber mit einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Arbeit in der Wohnung (§ 16 Abs. 1 Z 7a EStG).

Häusliches Arbeitszimmer

Ein Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung wird nur selten anerkannt.

Ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer im Wohnungsverband ist die Ausnahme: Es muss den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bilden und nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden.

Wer beim Arbeitgeber einen festen Arbeitsplatz hat, scheitert damit in aller Regel. Für Angestellte führt der einfachere Weg über die Telearbeitspauschale (letztmals 2026) und den Betrag für ergonomisches Mobiliar.

Pendlerpauschale und Pendlereuro

Wer zur Arbeit pendelt, bekommt je nach Entfernung und Zumutbarkeit der Öffis das kleine oder das große Pendlerpauschale und dazu den Pendlereuro.

Das Pendlerpauschale zählt zu den Werbungskosten und senkt die Bemessungsgrundlage. Das kleine Pendlerpauschale beginnt bei 20 km, das große schon bei 2 km, wenn öffentliche Verkehrsmittel unzumutbar sind.

Der Pendlereuro ist ein Absetzbetrag und wurde ab 2026 von 2 € auf 6 € pro Kilometer einfacher Wegstrecke und Jahr verdreifacht. Bei 40 km einfacher Strecke sind das 240 € statt bisher 80 €.

Steht für den Arbeitsweg ein Dienstwagen des Arbeitgebers zur Verfügung, gibt es kein Pendlerpauschale.

Reisekosten und Kilometergeld

Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers sind Dienstreisen. Soweit der Arbeitgeber die Kosten nicht steuerfrei ersetzt, sind sie Werbungskosten.

Für rein beruflich veranlasste Fahrten (keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) gibt es mit dem eigenen Pkw ein amtliches Kilometergeld von 0,50 € pro Kilometer. Für Motorrad, Moped, Fahrrad und E-Bike gilt seit 1. Juli 2025 ein halbierter Satz von 0,25 €.

Beim Pkw sind höchstens 30.000 km im Jahr absetzbar, beim Fahrrad bis zu 3.000 km. Voraussetzung ist ein Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung erlauben, etwa Reisekostenabrechnungen. Sie müssen je Fahrt mindestens Datum, Kilometerstand, die beruflich gefahrenen Tageskilometer, Ausgangs- und Zielpunkt sowie den Zweck enthalten (§ 2 Abs. 2 Kilometergeldverordnung, BGBl. II Nr. 289/2024).

Belege aufbewahren

Belege gehen nicht mit der Erklärung ans Finanzamt, aufzubewahren sind sie trotzdem.

Das Finanzamt kann Rechnungen und Zahlungsbelege stichprobenartig nachfordern (mehr dazu in der Schritt-für-Schritt-Anleitung).

Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres (§ 132 BAO), für das Steuerjahr 2026 also bis Ende 2033.