Werbungskosten: die Ausgaben, die viele Arbeitnehmer vergessen

Die zehn am häufigsten vergessenen Posten

Mit Kennzahl, damit du sie direkt eintragen kannst.

1. Laptop, Tablet, Smartphone (Kennzahl 719). Anteilig nach beruflicher Nutzung; ohne besonderen Nachweis wird üblicherweise ein Privatanteil von 40 % ausgeschieden. Bis 1.000 € Anschaffungskosten sofort voll absetzbar, darüber verteilt über die Nutzungsdauer.

2. Fachliteratur (Kennzahl 720). Bücher und Fachzeitschriften mit klarem Berufsbezug. Allgemeinbildende Werke und Tageszeitungen zählen nicht.

3. Fortbildung und Umschulung (Kennzahl 722). Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Unterlagen sowie Fahrt- und Nächtigungskosten. Auch eine Umschulung auf einen anderen Beruf ist absetzbar.

4. Telearbeitspauschale (Kennzahl 725). 3 € je Homeoffice-Tag, höchstens 300 € im Jahr. Voraussetzung ist die Bestätigung des Arbeitgebers.

5. Ergonomisches Mobiliar (Kennzahl 158). Schreibtisch und Bürostuhl bis zu 300 € im Jahr – ein eigener Höchstbetrag zusätzlich zur Telearbeitspauschale.

6. Beruflich veranlasste Reisekosten (Kennzahl 721). Kilometergeld, Tages- und Nächtigungsgelder für Dienstreisen, soweit der Arbeitgeber sie nicht ersetzt.

7. Gewerkschaftsbeitrag und Betriebsratsumlage (Kennzahl 717). Meist bereits vom Arbeitgeber berücksichtigt – prüfe den Jahreslohnzettel, bevor du sie zusätzlich einträgst.

8. Arbeitskleidung, aber nur typische Berufskleidung: Uniform, Schutzkleidung, Arbeitsmantel. Ein Anzug ist auch dann nicht absetzbar, wenn er nur im Büro getragen wird.

9. Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten, wenn der Arbeitsort so weit entfernt liegt, dass eine tägliche Rückkehr unzumutbar ist.

10. Bewerbungskosten: Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen, Bewerbungsfotos, Beglaubigungen – auch dann, wenn die Bewerbung erfolglos war.

Was ein Euro Werbungskosten wirklich bringt

Werbungskosten mindern nicht die Steuer, sondern die Bemessungsgrundlage. Was übrig bleibt, entspricht deinem Grenzsteuersatz – also dem Satz, mit dem der oberste Teil deines Einkommens besteuert wird.

Bei 40 % Grenzsteuersatz bringen 1.000 € Werbungskosten 400 € weniger Steuer. Bei 30 % sind es 300 €, bei 48 % sind es 480 €.

Wichtig ist die Pauschale: 132 € werden ohnehin automatisch abgezogen. Wer 800 € an Werbungskosten nachweist, verbessert sich also um 668 € an Bemessungsgrundlage – bei 40 % sind das rund 267 € Gutschrift.

Daraus folgt eine praktische Regel: Unter etwa 200 € an beruflichen Ausgaben lohnt das Sammeln kaum. Darüber schon – und ein einzelner Laptop reicht meist, um die Grenze deutlich zu überschreiten.

Pauschalen für bestimmte Berufsgruppen

Für einzelne Berufsgruppen gibt es pauschale Werbungskostensätze, die ohne Einzelnachweis anerkannt werden – etwa für Vertreterinnen und Vertreter, Journalistinnen und Journalisten, Musikerinnen und Musiker, Forstarbeiter, Hausbesorger und Artisten.

Die Pauschale wird als Prozentsatz der Bemessungsgrundlage angesetzt und ist der Höhe nach gedeckelt. Sie tritt an die Stelle der tatsächlichen Kosten, nicht daneben.

Ob die Pauschale oder der Einzelnachweis günstiger ist, muss gerechnet werden: Wer hohe tatsächliche Kosten hat, fährt mit dem Nachweis besser; wer wenig belegen kann, nimmt die Pauschale.

Einzelne Posten – etwa das Pendlerpauschale – bleiben neben der Berufsgruppenpauschale erhalten.

Belege: was du sammeln musst

Belege werden der Erklärung nicht beigelegt, aber sieben Jahre aufbewahrt. Das Finanzamt fordert sie stichprobenartig an.

Eine einfache Jahresaufstellung reicht als Grundlage: Datum, Gegenstand oder Leistung, Betrag, beruflicher Anteil. Damit lässt sich eine Nachfrage in Minuten beantworten.

Bei Fahrtkosten sind Datum, Ziel, Zweck und Kilometer festzuhalten – ohne diese Aufzeichnung wird das Kilometergeld nicht anerkannt.

Bei Arbeitsmitteln gehört die Begründung der beruflichen Nutzung dazu. Ein Laptop „für die Arbeit“ genügt nicht; welche Tätigkeit damit erledigt wird, schon.